เมื่อต้องการแปลงเอกสารที่อยู่ในรูปของกระดาษ ไปเป็นเอกสารที่อยู่ในรูปแบบดิจิตอล ให้สามารถจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ได้ หรือจัดส่งไปให้ผู้อื่นผ่านทางอีเมล์หรือผ่านอินเตอร์เน็ตในช่องทางต่างๆ ซึ่งวิธีทำนั้น นิยมใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ สแกนด้วยเครื่องสแกนเนอร์(Scanner) แล้วแปลงไฟล์ ให้เป็นไฟล์ PDF ซึ่งข้อดีของไฟล์ PDF นั้น เป็นไฟล์ประเภทที่สามารถจัดเก็บได้ทั้งภาพและตัวอักษร ขนาดไฟล์ไม่ใหญ่มาก ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บน้อย สามารถเก็บเอกสารได้ทีละหลายๆหน้า ในไฟล์ๆเดียว